適切なマナーを身につける第一歩は、その言葉が持つ本来の成り立ちを理解することです。「ご愁傷様です」を漢字ごとに分解すると、「愁」は憂い悲しむ心の動きを、「傷」は心が深く痛む状態を指しています。つまり、相手が抱えている耐え難い悲しみや心の痛手を思いやり、「あなた様が深く悲しみ、傷ついておられる姿に、私も胸を痛めております」と共感を示す言葉として成立しました。
ここで着目すべきは、この表現が元来、「表情や声のトーンを伴って直接届ける情緒的な口語」として発達してきた点です。日本の言語文化において、直接対面した際の微細なニュアンス（声を落とし、伏し目がちに会釈する所作）とセットで機能してきた背景があります。そのため、文字情報だけで淡々と伝わる書面や電子媒体に乗せると、情緒的なニュアンスが削ぎ落とされ、紋切り型の冷たい事務処理のような印象を与えてしまうのです。
実際に、文化庁が過去に実施した国語に関する世論調査や各種マナー指針においても、話し言葉と書き言葉の明確な分離が示されています。「ご愁傷様です」は、相手の表情が見える距離感でこそ敬意が成立する言葉であり、テキスト媒体に落とし込むと受取側に違和感を生じさせる最大の原因はここにあります。
