広場内の競技スペースを専用利用する場合、飛び込みでの利用は認められておらず、正規の申請プロセスを経る必要があります。中核となるのが「邑楽町 公共施設予約システム」の活用です。
手続きの流れは大きく分けて3段階で進行します。第1段階として、事前にシステムへの利用者登録または窓口での団体登録を済ませる必要があります。申請窓口は邑楽町教育委員会事務局（生涯学習課）や町民体育館が担っており、代表者の身元確認や活動実態の確認が行われます。町内登録団体の要件（構成員の一定割合以上が町内在住・在勤・在学であること）を満たすことで、優先予約枠や料金減免の恩恵を受けることが可能です。
第2段階として、システムのWeb画面上で希望日時の空き状況をリアルタイムに検索・照会します。特に土日祝日の日中時間帯は、地域のジュニアサッカークラブや社会人チームの定期利用で早い段階から枠が埋まる傾向にあります。毎月の受付開始日（抽選申込期間および随時先着申込日）のスケジュールを把握し、受付初日のアクセス開始直後に動くことが希望枠確保の鉄則です。
第3段階は、予約確定後の使用料納付と使用許可書の受領です。期日までに所定の窓口での納付または指定決済を完了させないと、仮予約が自動失効するリスクがあるため注意を要します。天候不良によるグラウンドコンディション不良時のキャンセル規定や返金基準についても、申請時に窓口規約を必ず確認しておきましょう。
